Excel durch Software ersetzen: woran Sie merken, dass es Zeit ist
Excel hört auf zu funktionieren, sobald mehrere Personen dieselbe Liste gleichzeitig brauchen, sobald Formeln unbemerkt kippen und sobald niemand mehr sagen kann, welche Datei die aktuelle ist. Dann tritt an seine Stelle entweder ein Abo-Produkt von der Stange oder ein eigenes Firmen-Tool, das Ihre Abläufe abbildet: Zeiterfassung, Personal, Offerten und Auswertung in einer Oberfläche, ab CHF 12'000 zum Festpreis. Welche der beiden Optionen richtig ist, entscheidet sich in zwei Tagen Workshop, nicht in einem Verkaufsgespräch.
Fünf Anzeichen, dass die Tabelle das Geschäft bremst
Excel ist nicht das Problem. Das Problem beginnt, wenn eine Tabelle Aufgaben übernimmt, für die sie nie gedacht war: mehrere Personen, mehrere Orte, mehrere Jahre. Diese fünf Anzeichen sehen wir in fast jedem Erstgespräch mit einem KMU.
Versionschaos
Die Datei heisst Auftraege_final_v3_neu.xlsx, und drei Personen haben je eine eigene Kopie. Was gestern im Büro geändert wurde, fehlt heute auf der Baustelle.
Formelfehler, die niemand sieht
Eine verschobene Zeile, ein überschriebener Bezug, und die Wochenabrechnung stimmt nicht mehr. Der Fehler fällt erst auf, wenn eine Kundin die Rechnung reklamiert.
Kein Mehrbenutzerbetrieb
Wer die Datei offen hat, blockiert alle anderen. Also wird per WhatsApp gemeldet und abends nachgetragen. Aus einer Erfassung werden zwei, und beide sind unvollständig.
Auswertungen von Hand
Stunden pro Projekt, offene Offerten, Auslastung pro Mitarbeitende: alles Pivot-Tabellen, die jemand am Monatsende baut, statt sie jederzeit sehen zu können.
Wissen in einer Person
Die Tabelle versteht nur, wer sie gebaut hat. Fällt diese Person zwei Wochen aus, steht die Administration still.
Treffen zwei dieser fünf Punkte zu, lautet die Frage nicht mehr, ob Excel abgelöst wird, sondern womit. Es gibt zwei Antworten: ein Abo-Produkt, das einen Standardprozess abbildet, oder ein eigenes Firmen-Tool für KMU, das Ihren Prozess abbildet.
Was mit Ihren bestehenden Tabellen passiert
Die Angst vor dem Umzug ist meist grösser als der Umzug. Excel-Listen, Zeitrapporte und Kundendaten übernehmen wir beim Aufbau eines Firmen-Tools. Das ist Teil des Festpreises, kein Zusatzposten.
Der Ablauf ist immer derselbe. Wir nehmen die aktuellen Dateien, bereinigen Duplikate und uneinheitliche Schreibweisen gemeinsam mit Ihnen, legen im Discovery-Workshop das Datenmodell fest und spielen die Daten vor dem Livegang ein. Die alten Dateien bleiben als Archiv bestehen, nichts wird gelöscht.
Ob Sie einzelne Auswertungen weiterhin als Tabelle brauchen, zum Beispiel für Ihren Treuhänder, klären wir im Workshop. Das Ziel ist nicht, Excel zu verbieten, sondern die Erfassung und den aktuellen Stand an einen Ort zu bringen.
Was ein eigenes Tool kostet, am Beispiel eines Teams von 15 Personen
Die Antwort hat drei Spalten. Excel ist im ersten Jahr am günstigsten, ein Abo-Produkt liegt dazwischen, das eigene Tool kostet am meisten und gehört Ihnen danach. Die Abo-Preise stammen von den Anbietern selbst, unsere Preise finden Sie unverändert auf der Preisseite.
| Option | Kosten im ersten Jahr | Anpassung an eigene Abläufe | Wer besitzt die Daten | Mehrere Nutzer gleichzeitig | Wartung |
|---|---|---|---|---|---|
| Excel | Rund CHF 1'890: Microsoft 365 Business Standard, CHF 10.48 pro Nutzer und Monat im Jahresabo, mal 15 Nutzer (microsoft.com) | Beliebig, aber von Hand und meist durch eine einzige Person | Sie, verteilt auf Dateien, Laufwerke und Postfächer | Eingeschränkt. In der Praxis Kopien, Sperren und Nachträge | Keine. Die Tabelle altert mit jedem Umbau |
| Standard-SaaS im Abo | CHF 1'428 für bexio Ultimate, bis 25 Nutzer, CHF 119 pro Monat im Jahresabo (bexio.com), dazu EUR 1'800 für Zeiterfassung mit Clockodo Pro, EUR 10 pro Nutzer und Monat (clockodo.com) | Nur innerhalb der Einstellungen des Anbieters | Sie haben Zugriff, die Struktur gehört dem Anbieter, Export je nach Paket | Ja, bis zur Nutzergrenze des Pakets (bexio Ultimate: 25 Nutzer, bexio.com) | Im Abo enthalten. Änderungen am Produkt nur durch den Anbieter |
| Eigenes Firmen-Tool | Ab CHF 15'000: Firmen-Tool ab CHF 12'000 einmalig plus Wartung Basic CHF 250 pro Monat. Der Discovery-Workshop für CHF 2'000 wird bei Auftrag angerechnet | Vollständig: 3 bis 5 Module nach Ihrem Prozess, mit Benutzer- und Rollenverwaltung | Sie. Code und Daten gehen bei der Übergabe vollständig an Sie über | Ja, mit Rollen und Rechten, im Büro und auf dem Handy | Ab CHF 250 pro Monat: Hosting in der Schweiz oder EU, Backups, Updates, Security-Patches innert 48 Stunden. Monatlich kündbar |
Vergleich für ein Team von 15 Personen, Preise exklusive Mehrwertsteuer. Stand: September 2026
Excel
- Kosten im ersten Jahr
- Rund CHF 1'890: Microsoft 365 Business Standard, CHF 10.48 pro Nutzer und Monat im Jahresabo, mal 15 Nutzer (microsoft.com)
- Anpassung an eigene Abläufe
- Beliebig, aber von Hand und meist durch eine einzige Person
- Wer besitzt die Daten
- Sie, verteilt auf Dateien, Laufwerke und Postfächer
- Mehrere Nutzer gleichzeitig
- Eingeschränkt. In der Praxis Kopien, Sperren und Nachträge
- Wartung
- Keine. Die Tabelle altert mit jedem Umbau
Standard-SaaS im Abo
- Kosten im ersten Jahr
- CHF 1'428 für bexio Ultimate, bis 25 Nutzer, CHF 119 pro Monat im Jahresabo (bexio.com), dazu EUR 1'800 für Zeiterfassung mit Clockodo Pro, EUR 10 pro Nutzer und Monat (clockodo.com)
- Anpassung an eigene Abläufe
- Nur innerhalb der Einstellungen des Anbieters
- Wer besitzt die Daten
- Sie haben Zugriff, die Struktur gehört dem Anbieter, Export je nach Paket
- Mehrere Nutzer gleichzeitig
- Ja, bis zur Nutzergrenze des Pakets (bexio Ultimate: 25 Nutzer, bexio.com)
- Wartung
- Im Abo enthalten. Änderungen am Produkt nur durch den Anbieter
Eigenes Firmen-Tool
- Kosten im ersten Jahr
- Ab CHF 15'000: Firmen-Tool ab CHF 12'000 einmalig plus Wartung Basic CHF 250 pro Monat. Der Discovery-Workshop für CHF 2'000 wird bei Auftrag angerechnet
- Anpassung an eigene Abläufe
- Vollständig: 3 bis 5 Module nach Ihrem Prozess, mit Benutzer- und Rollenverwaltung
- Wer besitzt die Daten
- Sie. Code und Daten gehen bei der Übergabe vollständig an Sie über
- Mehrere Nutzer gleichzeitig
- Ja, mit Rollen und Rechten, im Büro und auf dem Handy
- Wartung
- Ab CHF 250 pro Monat: Hosting in der Schweiz oder EU, Backups, Updates, Security-Patches innert 48 Stunden. Monatlich kündbar
Die Tabelle zeigt, warum die Entscheidung nicht über den Preis fällt. Wer mit Excel zufrieden ist, spart im ersten Jahr am meisten. Wer einen Standardprozess hat, fährt mit dem Abo gut. Das eigene Tool lohnt sich nur, wenn der Prozess nicht Standard ist und die verlorene Zeit den Festpreis übersteigt.
Diese Rechnung machen wir mit Ihren Zahlen, nicht mit fremden Prozentwerten: Stunden pro Woche, die heute für Nachträge, Abgleiche und Auswertungen verloren gehen, mal Ihr Stundensatz, mal die Arbeitswochen im Jahr. Steht am Ende ein Betrag unter dem Festpreis, sagen wir Ihnen das im Erstgespräch.
Wie der Discovery-Workshop entscheidet, ob sich ein Tool lohnt
Wir starten nicht mit Code, sondern mit zwei Tagen Klarheit. Der Discovery-Workshop kostet CHF 2'000 und wird bei einem Auftrag innert 60 Tagen vollständig angerechnet. Am ersten Tag nehmen wir Ihre Abläufe auseinander: Wer erfasst was, wo, auf welchem Gerät, und was passiert danach mit der Information. Daraus entsteht das Datenmodell.
Am zweiten Tag klicken Sie sich durch einen Prototyp der Kernmaske, bevor die erste Zeile Logik entsteht. Sie sehen, wie die Zeiterfassung auf dem Handy des Teams aussieht und wie die Auswertung im Büro. Am Ende stehen eine Aufwandschätzung pro Modul und eine verbindliche Festofferte. Prototyp, Datenmodell, Schätzung und Offerte behalten Sie, auch wenn Sie danach nicht mit uns weiterarbeiten.
Das ehrliche Ergebnis kann auch ein Abo sein
In drei Fällen raten wir im Workshop zum Abo-Produkt und gegen ein eigenes Tool. Erstens, wenn Ihr Ablauf Standard ist: Rechnungen, Buchhaltung und Lohn bilden Produkte wie bexio für CHF 35 bis CHF 119 pro Monat ab (bexio.com), und ein eigenes Tool würde nachbauen, was es fertig gibt. Zweitens, wenn nur zwei oder drei Personen erfassen und nichts an andere Systeme angebunden werden muss. Drittens, wenn CHF 12'000 das Jahr spürbar belasten würden: dann ist das Abo die richtige Reihenfolge, und das Tool kommt später oder gar nicht.
Dass wir das im Workshop sagen und nicht danach, ist der Grund, warum der Workshop etwas kostet. Zwei bezahlte Tage, an deren Ende ein Nein stehen darf, sind günstiger als sechs Wochen Entwicklung für ein Tool, das ein Abo hätte sein sollen.
So sieht das Ergebnis aus
Die klickbare Firmen-Tool-Demo zeigt Zeiterfassung, Personalliste und Auswertung in einer Oberfläche. Echte Bedienung, fiktive Daten, ohne Anmeldung. Ihr Tool bildet Ihre Module ab, nicht diese; die Demo zeigt, wie sich ein solches Tool anfühlt.
Unsere veröffentlichten Ergebniszahlen stammen aus Website-Projekten. Bei RenovAM, einem Renovations- und Baubetrieb, stieg der Umsatz nach dem Launch um 60 Prozent. Für Firmen-Tools zeigen wir die Bedienung statt einer Zahl: eine veröffentlichte Kennzahl gibt es dafür noch nicht. Auf Wunsch prüft unser Partner Cytadel das fertige Tool auf Sicherheitslücken, und der Code gehört bei der Übergabe Ihnen.
Häufige Fragen zum Wechsel von Excel
Reden wir über Ihre Tabellen.
30 Minuten, kostenlos. Wir sagen Ihnen offen, ob sich ein eigenes Tool für Sie lohnt oder ob ein Abo für Sie der bessere erste Schritt ist.