Was kostet ein Firmen-Tool? Preise, Faktoren und ein ehrlicher Rahmen
Ein Firmen-Tool kostet ab CHF 12'000, zum Festpreis, der vor dem Projekt feststeht. Dieser Artikel erklärt, was in der Zahl steckt, welche fünf Faktoren sie erhöhen und wann Standardsoftware die bessere Wahl ist.
Von Florentina Osmani · · 7 Min. Lesezeit
Die kurze Antwort
Ein Firmen-Tool kostet bei uns ab CHF 12'000, zum Festpreis. Die Zahl steht fest, bevor das Projekt beginnt, und sie ändert sich während der Umsetzung nicht. Was sie enthält, legen wir vorher schriftlich fest: Umfang, Module, Datenübernahme, Schulung.
Ab CHF 12'000 heisst: ein klar abgegrenzter Prozess in drei bis fünf Modulen. Zum Beispiel Zeiterfassung mit Rapport, Nutzerverwaltung mit Rollen und eine Auswertung für das Büro, so wie es unsere klickbare Firmen-Tool-Demo zeigt. Enthalten sind die Web-App, die auch auf dem Handy läuft, die Übernahme Ihrer bestehenden Daten, die Schulung Ihres Teams, die Umsetzung in vier bis sechs Wochen und die Übergabe des Codes.
Dazu kommen laufende Kosten für Betrieb und Weiterentwicklung: CHF 250, CHF 500 oder CHF 1'000 pro Monat, je nach Stufe, monatlich kündbar. Was die drei Stufen enthalten, steht weiter unten.
Was ein Firmen-Tool ist, und was nicht
Ein Firmen-Tool ist Individualsoftware für KMU: interne Software, die genau einen Betrieb abbildet, seine Abläufe, seine Begriffe, seine Rollen. Sie ist nicht für den Markt gebaut, sondern für Ihr Team. Deshalb gibt es keine Funktionen, die niemand braucht, und keine Umwege, die ein Produkt vorgibt.
Standardsoftware ist das Gegenteil: ein Produkt für viele Betriebe, bezahlt pro Nutzer und Monat. Sie ist schnell eingeführt und günstig im Einstieg. Die Kehrseite ist die Anpassung: Ihr Ablauf richtet sich nach dem Produkt, nicht umgekehrt, und jede Ausnahme braucht einen Umweg.
Apps für Privatanwender, also Programme aus dem App Store für Notizen, Listen oder Fotos, sind für Einzelpersonen gedacht. Sobald mehrere Personen dieselben Daten brauchen, fehlen Rollen, Rechte und ein gemeinsamer aktueller Stand. Excel mit Makros liegt dazwischen: beliebig anpassbar, aber nur durch die Person, die es gebaut hat, und ohne Rollen, Rechte und Prüfung der Eingaben. Wann Excel an seine Grenzen kommt, beschreibt unsere Seite zum Wechsel von Excel im Detail.
Fünf Faktoren, die den Preis bestimmen
Ab CHF 12'000 ist der Einstieg. Wer ein Firmen-Tool entwickeln lassen will, will wissen, was den Preis darüber hinaus bestimmt. Es sind fünf Faktoren. Alle fünf klären wir im Workshop, bevor eine Zahl auf dem Papier steht.
Anzahl der Prozesse
Jeder Ablauf, den das Tool abbildet, braucht eigene Module: Masken zum Erfassen, Regeln zum Prüfen, Auswertungen zum Lesen. Zeiterfassung ist ein Ablauf, Offerten ein zweiter, Einsatzplanung ein dritter. Mehr Prozesse erhöhen den Preis, weil jeder einzelne gebaut, getestet und geschult wird. Beispiel: Ein Betrieb, der nur Stunden und Rapporte erfassen will, braucht ein Modul weniger als einer, der aus denselben Rapporten auch seine Offerten und Rechnungen erzeugen will.
Nutzer und Rollen
Ein Tool für drei Personen im Büro ist einfacher als eines für dreissig Personen auf sechs Baustellen. Mit jeder Rolle kommen Rechte: Wer sieht was, wer darf freigeben, wer darf nur erfassen. Mehr Rollen erhöhen den Preis, weil jede Rolle eigene Sichten und Regeln braucht. Beispiel: Die Buchhaltung sieht alle Stunden, die Vorarbeiterin nur ihr Team, der Mitarbeiter nur seine eigenen.
Schnittstellen zu Buchhaltung, E-Mail und bestehenden Systemen
Soll das Tool Daten mit der Buchhaltung, dem E-Mail-Programm oder einem bestehenden System austauschen, kommt eine Schnittstelle dazu. Jede Schnittstelle erhöht den Preis, weil zwei Systeme dieselbe Sprache sprechen müssen und weil sie gepflegt werden muss, sobald sich eines der beiden ändert. Beispiel: freigegebene Rapporte automatisch als Rechnungspositionen an die Buchhaltung übergeben, statt sie abzutippen.
Datenübernahme aus Excel oder Altsystemen
Bestehende Listen ziehen mit um: Kunden, Projekte, Zeitrapporte. Die Übernahme ist Teil des Festpreises. Ihr Umfang bestimmt mit, wie hoch er ausfällt. Aufwand entsteht, wenn die Daten unsauber sind: doppelte Kunden, uneinheitliche Schreibweisen, Spalten, die je nach Jahr etwas anderes bedeuten. Je mehr davon, desto mehr Bereinigung, und das erhöht den Preis. Beispiel: drei Excel-Dateien aus drei Jahren mit drei verschiedenen Spaltenreihenfolgen.
Geräte und Offline-Nutzung
Läuft das Tool nur im Büro, oder auch auf dem Handy auf der Baustelle, im Keller, im Lieferwagen? Unsere Tools sind Web-Apps, die sich wie eine App auf den Startbildschirm legen lassen und auch bei schlechter Verbindung funktionieren. Offline-Nutzung erhöht den Preis, weil Daten zwischengespeichert und später ohne Konflikte zusammengeführt werden müssen. Beispiel: Ein Monteur erfasst seine Stunden im Keller ohne Empfang, und abends stimmen sie trotzdem mit dem Büro überein.
Festpreis oder Stundensatz
Beim Stundensatz zahlen Sie die Zeit, die die Entwicklung braucht. Das ist fair, solange der Umfang offen ist. Danach trägt die falsche Seite das Risiko: Eine Fehlschätzung zahlen Sie, nicht der Anbieter.
Beim Festpreis zahlen Sie einen vorher vereinbarten Betrag für einen vorher vereinbarten Umfang. Das Risiko der Schätzung liegt beim Anbieter. Dafür muss der Umfang vorher geklärt sein, sonst ist der Festpreis nur eine Zahl mit Fussnote.
Wir arbeiten mit Festpreisen, weil wir den Umfang vorher klären, in einem zweitägigen Discovery-Workshop. Ändert sich der Umfang während des Projekts, gibt es keine offenen Stunden: Zusätzliche Wünsche werden vor der Umsetzung schriftlich vereinbart, neue Module offerieren wir separat zum Festpreis. Für unsere Firmen-Tools gilt das genauso wie für jede andere Software, die wir bauen.
Vergleich: Excel, Standardsoftware, eigenes Firmen-Tool
Die drei Wege im Überblick. Fremde Preise nennen wir nur, wo der Anbieter sie selbst veröffentlicht; die Quelle steht jeweils in Klammern.
| Option | Anschaffung | Laufende Kosten | Anpassung an eigene Abläufe | Abhängigkeit vom Anbieter | Datenhoheit | Geeignet für |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Excel | Keine, Excel ist meist schon da | Lizenz, zum Beispiel Microsoft 365 Business Standard CHF 10.48 pro Nutzer und Monat im Jahresabo (microsoft.com) | Beliebig, aber von Hand und meist durch eine einzige Person | Gering beim Produkt, hoch bei der Person, die die Tabelle gebaut hat | Bei Ihnen, verteilt auf Dateien und Laufwerke | Einzelpersonen und kleine Teams ohne gleichzeitige Erfassung |
| Standardsoftware | Keine oder gering, Einrichtung nach Aufwand | Lizenz pro Nutzer und Monat, zum Beispiel bexio CHF 35 bis CHF 119 pro Monat je nach Paket (bexio.com) | Nur innerhalb der Einstellungen des Produkts | Hoch: Funktionen, Preise und Struktur bestimmt der Anbieter | Zugriff ja, die Struktur gehört dem Anbieter, Export je nach Paket | Standardprozesse wie Rechnungen, Buchhaltung, Lohn |
| Eigenes Firmen-Tool | Ab CHF 12'000 einmalig, Festpreis nach dem Discovery-Workshop | Wartung ab CHF 250 pro Monat, monatlich kündbar | Vollständig: das Tool folgt Ihrem Ablauf, nicht umgekehrt | Gering: Code und Daten gehören Ihnen, der Betrieb ist auch ohne uns möglich | Vollständig bei Ihnen, Übergabe von Code und Datenbank | Abläufe, die kein Produkt abbildet, und Teams, die gleichzeitig erfassen |
Vergleich der drei Wege. Stand: September 2026
Excel
- Anschaffung
- Keine, Excel ist meist schon da
- Laufende Kosten
- Lizenz, zum Beispiel Microsoft 365 Business Standard CHF 10.48 pro Nutzer und Monat im Jahresabo (microsoft.com)
- Anpassung an eigene Abläufe
- Beliebig, aber von Hand und meist durch eine einzige Person
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Gering beim Produkt, hoch bei der Person, die die Tabelle gebaut hat
- Datenhoheit
- Bei Ihnen, verteilt auf Dateien und Laufwerke
- Geeignet für
- Einzelpersonen und kleine Teams ohne gleichzeitige Erfassung
Standardsoftware
- Anschaffung
- Keine oder gering, Einrichtung nach Aufwand
- Laufende Kosten
- Lizenz pro Nutzer und Monat, zum Beispiel bexio CHF 35 bis CHF 119 pro Monat je nach Paket (bexio.com)
- Anpassung an eigene Abläufe
- Nur innerhalb der Einstellungen des Produkts
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Hoch: Funktionen, Preise und Struktur bestimmt der Anbieter
- Datenhoheit
- Zugriff ja, die Struktur gehört dem Anbieter, Export je nach Paket
- Geeignet für
- Standardprozesse wie Rechnungen, Buchhaltung, Lohn
Eigenes Firmen-Tool
- Anschaffung
- Ab CHF 12'000 einmalig, Festpreis nach dem Discovery-Workshop
- Laufende Kosten
- Wartung ab CHF 250 pro Monat, monatlich kündbar
- Anpassung an eigene Abläufe
- Vollständig: das Tool folgt Ihrem Ablauf, nicht umgekehrt
- Abhängigkeit vom Anbieter
- Gering: Code und Daten gehören Ihnen, der Betrieb ist auch ohne uns möglich
- Datenhoheit
- Vollständig bei Ihnen, Übergabe von Code und Datenbank
- Geeignet für
- Abläufe, die kein Produkt abbildet, und Teams, die gleichzeitig erfassen
Laufende Kosten nach dem Start
Software ist nach dem Livegang nicht fertig, sie läuft. Dafür gibt es drei Stufen, alle monatlich kündbar. Die Leistungen stehen so auch auf unserer Preisseite.
BasicCHF 250 / Monat
Der Grundschutz: Ihre Software läuft, ist aktuell und gesichert. Hosting in der Schweiz oder EU, Tägliche Backups, Updates von Framework und Bibliotheken, Monitoring rund um die Uhr, Security-Patches innert 48 Stunden. Monatlich kündbar.
ProCHF 500 / Monat
Für Teams, die laufend kleine Anpassungen brauchen. Alles aus Basic, 8 Stunden Änderungen pro Monat, Monatliches Reporting, Reaktion innert eines Arbeitstages, Nicht genutzte Stunden: ein Monat übertragbar. Monatlich kündbar.
PartnerCHF 1'000 / Monat
Ihr Entwicklungsteam auf Abruf. Mit fester Roadmap. Alles aus Pro, 20 Stunden Änderungen pro Monat, Prioritäts-Support, Quartals-Roadmap mit Ihnen, Feste Ansprechperson. Monatlich kündbar.
Auch bestehende Websites übernehmen wir in die Wartung, zum Beispiel WordPress-Seiten, die eine andere Agentur gebaut hat.
Die Stufe wählen Sie beim Livegang, oder keine: Ohne Wartung erhalten Sie Code und Daten und können den Betrieb selbst oder mit einem anderen Team übernehmen.
So kommen Sie zu einer verlässlichen Zahl
Der Weg zu einem Festpreis führt über den Discovery-Workshop: zwei Tage mit Ihrem Team für CHF 2'000. Am ersten Tag klären wir Abläufe und Datenmodell. Am zweiten klicken Sie sich durch einen Prototyp der Kernmaske, bevor die erste Zeile Logik entsteht.
Am Ende haben Sie drei Dinge in der Hand: den Umfang pro Modul mit Aufwandschätzung, die verbindliche Festofferte und den Zeitplan. Bei drei bis fünf Modulen sind das vier bis sechs Wochen Umsetzung, mit einer Demo alle zwei Wochen. Beauftragen Sie die Umsetzung innert 60 Tagen, werden die CHF 2'000 vollständig angerechnet.
Und wenn die Antwort im Workshop lautet, dass Standardsoftware für Sie reicht, sagen wir das dort. Prototyp, Datenmodell, Schätzung und Offerte behalten Sie in jedem Fall, auch wenn Sie danach nicht mit uns weiterarbeiten.
Häufige Fragen zu den Kosten
Reden wir über Ihre Zahl.
Zwei Tage Discovery-Workshop für CHF 2'000, danach kennen Sie Umfang, Festpreis und Zeitplan. Bei Auftrag innert 60 Tagen vollständig angerechnet.